Stap 1: Bepaal het doel van je bijeenkomst

Start niet met de vraag “Welke spreker?”, maar met “Wat moet dit opleveren?” Wil je inspireren, informeren, mensen verbinden of gedrag veranderen? Het doel bepaalt welke spreker en welk format passen.

Formuleer het doel in één zin, bijvoorbeeld: “Na afloop weten medewerkers hoe ze beter samenwerken over afdelingen heen.” Dat is concreter dan “een inspirerende middag”.

Stap 2: Ken je publiek

Een spreker die werkt voor 500 bezoekers op een congres, werkt niet automatisch voor een team van twaalf managers. Denk na over:

• Wie komt er? Leidinggevenden, specialisten, het hele bedrijf, klanten?
• Hoe groot is de groep?
• Wat is hun voorkennis en wat houdt hen op dit moment bezig?
• Hoe staan ze tegenover het onderwerp: enthousiast, sceptisch of moe van veranderingen?

Hoe scherper je het publiek kent, hoe beter een spreker zijn of haar verhaal erop kan afstemmen.

Stap 3: Kies datum en tijdsduur

De beste sprekers hebben een volle agenda. Begin daarom ruim op tijd, zeker voor drukke maanden zoals het najaar en het voorjaar. Bepaal ook:

• Op welk moment van de dag de spreker optreedt (na de lunch vraagt iets anders dan ’s ochtends).
• Hoeveel tijd er beschikbaar is: een korte keynote van 30 minuten, een lezing met vragen of een workshop van een halve dag.
• Of er een alternatieve datum mogelijk is.

De exacte datum hoeft nog niet vast te staan om advies te vragen. Een voorkeursperiode is vaak al genoeg.

Stap 4: Stel een realistisch budget vast

Het honorarium verschilt sterk per spreker en per format. Houd rekening met meer dan alleen het honorarium:

• Reis- en verblijfskosten
• Techniek en zaalinrichting
• Eventuele voorbereiding of maatwerk
• Extra’s zoals een workshop na de lezing of een dagvoorzitter

Weet je nog niet wat realistisch is? Noem dan een bandbreedte. Een goed adviseur denkt mee over wat er binnen jouw budget mogelijk is, in plaats van meteen de duurste optie te laten zien.

Stap 5: Kies het juiste format

Niet elk onderwerp past bij elk format. Een overzicht:

• Keynote of lezing: inspireren en één krachtig verhaal vertellen aan een grote groep.
• Workshop of training: deelnemers gaan zelf aan de slag en oefenen vaardigheden. Zie ook onze workshops voor teams en leiders.
• Dagvoorzitter of presentator: verbindt het programma en houdt de energie vast.
• Panel of interview: meerdere perspectieven op één thema.
• Combinatie: bijvoorbeeld een lezing ’s ochtends en een verdiepende workshop ’s middags.

Kies bij twijfel liever voor interactie. Deelnemers onthouden meer van wat ze zelf doen dan van wat ze alleen horen.

Stap 6: Bereid de samenwerking goed voor

Een goede spreker is maar de helft van het succes. De rest zit in de voorbereiding:

• Geef een heldere briefing mee (zie de voorbeeldvragen hieronder).
• Deel het programma, de zaalopstelling en de technische mogelijkheden.
• Plan een kort voorgesprek zodat de spreker het verhaal kan afstemmen op jouw organisatie.
• Spreek af hoe de spreker aansluit bij de rest van het programma.
• Regel vooraf een aanspreekpunt voor de dag zelf.

Stap 7: Vraag persoonlijk advies aan

Je hoeft het niet allemaal zelf uit te zoeken. Wij denken graag met je mee over passende sprekers, werkvormen en een samenhangend programma. Vrijblijvend, persoonlijk en zonder verkooppraatjes. Vertel ons over jouw bijeenkomst en je ontvangt binnen 48 uur een persoonlijk advies.